Quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp

Tổ chức hội thảo hướng đến khá nhiều lĩnh vực trong hoạt động của doanh nghiệp lẫn cá nhân. Có thể nói, cách thức tổ chức hội nghị, hội thảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thành quả đạt được. Vì vậy, bạn cần nắm vững các vấn đề cơ bản như: Quy trình tổ chức hội thảo ra sao? Tổ chức hội thảo cần những gì? Hãy tham khảo ngay hướng dẫn sau để lập kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp và thành công nhất.

Hội thảo hay hội nghị là một sự kiện được tổ chức với một mục đích nhất định. Đối với hội thảo, hoạt động chính là thảo luận các vấn đề thực tiễn trên hình thức đối thoại trực tiếp, thăm dò ý kiến, chia sẻ kiến thức nghề nghiệp,…

Tổ chức hội nghị hội thảo chính là cơ hội để doanh nghiệp, cá nhân gặp gỡ và giao lưu với đối tác. Có thể nói, đây là một trong những cách tiếp cận trực tiếp với khách hàng và quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp lẫn thương hiệu cá nhân vô cùng hiệu quả.

Hiện nay, có khá nhiều hình thức tổ chức hội thảo với mục đích đa dạng. Trong đó, các hình thức tổ chức sau khá phổ biến:

• Hội thảo khoa học: Được tổ chức nhằm thảo luận hay công bố kết quả nghiên cứu khoa học. Sự kiện này có thể do cá nhân có uy tín trong ngành hay một đơn vị nghiên cứu khoa học tổ chức. Hội thảo khoa học nhằm mục đích để diễn giả trình bày vấn đề và thảo luận với những người có cùng chuyên môn.
• Hội thảo du học: Trong điều kiện giáo dục ngày càng phát triển như hiện nay, hội thảo du học là hình thức vô cùng phổ biến. Thành phần tham dự hội thảo này gồm phụ huynh và những học sinh đang có nhu cầu du học. Đây là một hình thức tìm kiếm khách hàng hiệu quả của các tổ chức du học Úc (chứng chỉ pte là gì), Nhật Bản, Hàn Quốc.
• Hội thảo chuyên đề: Với thành phần tham dự là khách mời và một diễn giả duy nhất. Hội thảo chuyên đề được tổ chức nhằm thảo luận một vấn đề liên quan đến thực tiễn hay cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.
• Workshop: Là hình thức hội thảo có quy mô khá nhỏ (Khoảng 10 đến 20 người). Workshop thường được tổ chức với mục đích chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như: Bất động sản, tài chính, chứng khoán, ngân hàng,…
• Tập huấn: Đây là hình thức hội thảo có quy mô nhỏ nhưng vẫn lớn hơn Workshop. Hình thức hội thảo này thường có nội dung xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên trong một ngành nghề nào đó.

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp bao gồm 7 bước, cụ thể như sau:

Bước 1: Chủ đề hội thảo là gì?

Xác định chủ đề hội thảo là một vấn đề vô cùng quan trọng. Có thể nói, xác định chủ đề rõ ràng và cụ thể sẽ góp phần 30% thành công cho buổi hội thảo. Bởi lẽ, chủ đề chính là “Bộ não” để bạn dựa vào đó xây dựng nội dung và lập kế hoạch tổ chức hội thảo hiệu quả nhất.

Cần xác định đúng chủ đề hội thảo để mọi khâu chuẩn bị được tốt nhất

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức 

Bất kỳ công việc nào cũng điều cần có kế hoạch cụ thể để có thể đạt hiệu quả tốt nhất. Tương tự, quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp cũng không thể thiếu một kế hoạch hoàn hảo. Và kế hoạch tổ chức chương trình hội thảo bao gồm:

• Xác định mục đích và mục tiêu cần đạt được khi tổ chức buổi hội thảo;
• Xây dựng nội dung chính của chương trình hội thảo.
• Xác định địa điểm và thời gian tổ chức hội thảo.
• Lập dự toán kinh phí tổ chức.
• Tìm và xác định đơn vị tổ chức hội thảo đáng tin cậy.
• Lập danh sách khách mời tham dự hội thảo.
• Lên kế hoạch chương trình tổ chức hội thảo chi tiết nhất.

Bước 3: Chuẩn bị tổ chức hội thảo

Một bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp chính là chuẩn bị trước chương trình. Phần chuẩn bị này bao gồm:

• Chuẩn bị không gian và trang thiết bị cần thiết để tổ chức một hội thảo.
• Các dịch vụ đi kèm khi tổ chức hội thảo như: Ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón khách mời.
• Chuẩn bị hình thức truyền thông phù hợp cho hội thảo.
• In ấn tài liệu có liên quan để phát cho khách mời.
• Phát thư mời trước khi tổ chức hội thảo ít nhất 1 tuần.

Bước 4: Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Có thể nói, đây là trọng tâm của các bước tổ chức hội nghị hay hội thảo. Nội dung chính trong bước tổ chức hội thảo bao gồm:

• Đón tiếp khách mời tham dự chương trình.
• Người dẫn chương trình giới thiệu chương trình, thành phần khách mời và chủ đề hội thảo.
• Đại diện khách mời phát biểu khai mạc.
• Nội dung chính của chương trình hội thảo.
• Khách mời ăn uống và nghỉ ngơi giữa hội thảo.
• Đại biểu khách mời tuyên bố bế mạc chương trình.
• Người dẫn chương trình tuyên bố kết thúc hội thảo.

Và suốt quá trình này cần có bộ phận điều phối để chương trình hội thảo diễn ra đúng với kịch bản đã chuẩn bị.

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp chính là kết thúc bao gồm:

• Tặng quà lưu niệm cho khách mời và những thành viên tham dự hội thảo;
• Quyết toán các khoản thu chi có liên quan đến chương trình;
• Thông báo kết luận của chương trình hội thảo.

Bước 6: Xử lý thông tin hậu chương trình

Tiếp theo, bạn cần xử lý các thông tin sau hội thảo như:

• Đánh giá nội dung hội thảo liên quan đến những gì đã và chưa đạt được của chương trình;
• Viết báo cáo tổng kết và kiến nghị các tổ chức dự hội thảo về nội dung này.

Bước 7: Đánh giá tổng quan hiệu quả

Và cuối cùng, bạn cần đánh giá lại hiệu quả chương trình hội thảo một cách tổng quan nhất dựa trên: Số người tham dự hội thảo thực tế, ý kiến của khách mời, kết quả từ hoạt động truyền thông.

Sau khi đã nắm rõ cách tổ chức hội nghị, hội thảo; bạn đã có thể lập kế hoạch tổ chức hội thảo và tiến hành triển khai các công đoạn. Tuy nhiên, để chương trình diễn ra thành công, hãy lưu ý các điều sau:

4.1 Xác định chủ đề chính

Ý tưởng và chủ đề chương trình là một trong điều quan trọng hàng đầu cần được xác định; trước khi tiến hành tổ chức hội thảo, hội nghị. Chủ đề sẽ thể hiện rõ ràng mục đích cũng như thông điệp của buổi hội thảo. Vì vậy mà chủ đề hội nghị, hội thảo cần ngắn gọn, dễ hiểu, thể hiện đúng mục đích, làm bật lợi ích mà khách mời tham gia có thể nhận được khi đồng ý tham gia.

4.2 Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị có đa tiện ích

Lựa chọn địa điểm, không gian để tổ chức hội thảo hội nghị cũng là một vấn đề cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Sảnh hội nghị cần có sức chứa phù hợp với quy mô sự kiện, không quá nhỏ mà cũng không quá lớn để không ảnh hưởng đến không khí.

Ngoài ra, cũng cần quan tâm đến các tiện ích kèm theo như: máy chiếu, màn hình LED, hệ thống âm thanh, ánh sáng,… đã đầy đủ và chất lượng chưa? Có cần bổ sung những vật dụng nào khác để hỗ trợ buổi hội thảo không?

Hiện có khá nhiều đơn vị cho thuê phòng hội thảo, sảnh hội nghị với gói dịch vụ nửa ngày hoặc 1 ngày. Đi kèm với đó là vô số các tiện ích giúp buổi hội thảo diễn ra được trọn vẹn mà không cần thuê thêm dịch vụ riêng lẻ bên ngoài. Trung tâm Hội nghị Tiệc cưới Asiana Plaza là một gợi ý sáng giá; nếu bạn đang cần tìm địa điểm cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp tại trung tâm TP.HCM.

Để hỗ trợ những giá trị và mục tiêu mà doanh nghiệp đã dày công chuẩn bị thông được truyền tải cách hoàn hảo. Asiana Plaza tựa như người bạn đầy thấu hiểu với khả năng đáp ứng mọi yêu cầu qua các khía cạnh: sảnh hội nghị có sức chứa lớn có không gian thoáng đãng; hệ thống âm thanh – ánh sáng có công năng mạnh mẽ giúp các tiết mục trình diễn, các chương trình chia sẻ,.. diễn ra một cách trọn vẹn; cùng cung cách phục vụ chuyên nghiệp từ đội ngũ nhân viên. Đảm bảo doanh nghiệp sẽ không thất vọng khi chọn Asiana Plaza là nơi triển khai hội nghị, hội thảo.

4.3 Mời thêm chuyên gia để tăng độ tin tưởng

Những chuyên gia này sẽ rất có lợi cho hoạt động truyền thông cũng như giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. Bạn nên mời chuyên gia trong lĩnh vực và kết hợp cùng chuyên gia để có được một kịch bản chi tiết, đảm bảo đáp ứng đầy đủ và đúng với mục đích của buổi hội nghị/ hội thảo.

4.4 Truyền thông, quảng bá sự kiện

Đây là một lưu ý vô cùng quan trọng góp phần thành công cho buổi hội thảo. Hoạt động truyền thông không nên quá sớm và cũng không nên quá gần ngày tổ chức hội thảo. Thời gian tốt nhất để tiến hành quảng bá sự kiện là từ 1 đến 2 tuần trước khi diễn ra chương trình.

4.5 Thu thập thông tin khách mời tham dự

Đây sẽ là một bước quan trọng để bạn có một tệp khách hàng tiềm năng trong tương lai. Đồng thời, việc thu thập thông tin cũng giúp bạn tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới. Cách thức thu thập thông tin khách hàng tốt nhất là: Điền form online, email thông báo, thẻ thành viên.

Xem thêm

• Cách tổ chức tiệc tri ân khách hàng chi tiết từ kế hoạch đến triển khai
• Gala Dinner là gì? Các loại chương trình phổ biến và cách tổ chức
• Asiana Plaza gợi ý mẫu kịch bản Gala Dinner mới lạ, đặc sắc và ấn tượng
• Hội thảo là gì? Hội nghị là gì? Sự khác biệt giữa 2 hình thức

Trên đây là quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp và thành công mà Asiana Plaza đã tổng hợp từ kinh nghiệm thực tế. Nếu bạn đang băn khoăn hay gặp bất kỳ vấn đề nào về cách tổ chức hội thảo, hội nghị, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của Asiana Plaza luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ cho bạn tận tình nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi qua thông tin bên dưới: