Ngày nay, cứ tới dịp cuối năm là các công ty, dù lớn hay nhỏ tại nước ta đều tổ chức tiệc tất niên. Vậy đây là buổi tiệc như thế nào? Có ý nghĩa gì? Cách thức tổ chức ra sao? Nếu bạn đang thắc mắc về những vấn đề này thì hãy cùng tham khảo bài viết sau!
1. Tiệc tất niên là gì?
Tiệc tất niên là bữa tiệc liên hoan diễn ra vào thời điểm kết thúc năm cũ, chuẩn bị bước qua năm mới, là cơ hội để mọi người được quây quần bên nhau và cùng nhau nhìn lại một năm đã qua. Tiệc thường được tổ chức vào tuần cuối Dương lịch hoặc 29 – 30 tháng Chạp Âm lịch. Đây cũng là một trong những nghi thức Tết mang nét đẹp lâu đời của người Việt.
2. Ý nghĩa của tiệc tất niên cuối năm
Đối với các gia đình Việt, tiệc tất niên có ý nghĩa rất quan trọng.
Tất cả các thành viên gia đình dù ở đâu, xa tới mấy đều cố gắng để về tham gia, cùng người thân quây quần bên nhau để chào đón năm mới. Còn với các doanh nghiệp, tiệc tất niên công ty cũng có những ý nghĩa vô cùng quan trọng, đó là:
2.1 Nhìn lại chặng đường hoạt động năm qua
Tổ chức tất niên là dịp để các thành viên trong công ty, từ tầng lớp lãnh đạo tới nhân viên cùng nhau nhìn lại hoạt động của năm cũ, tổng kết lại những việc gì đã làm được và chưa làm được. Từ đó đặt ra mục tiêu cho năm mới và nêu ra những điểm cần rút kinh nghiệm, cần phát huy hay phải khắc phục.
2.2 Tạo động lực cố gắng cho nhân viên
Bữa tiệc tất niên cuối năm của công ty tổ chức còn là một dịp để tất cả nhân viên có thể tạm quên đi những áp lực, mệt mỏi công việc. Họ có dịp xả hơi sau một năm làm việc vất vả, bận rộn. Đồng thời, tiệc tất niên cũng là thời điểm để ban lãnh đạo công ty có thể bày tỏ sự tri ân đối với những cống hiến của các nhân viên công ty, nhất là những cá nhân có thành tích xuất sắc. Đối với nhân viên, được ghi nhận, vinh danh và khen thưởng trong bữa tiệc tất niên quan trọng như thế này là một động lực to lớn giúp họ thêm quyết tâm và nỗ lực hơn trong công việc.
2.3 Gắn kết nội bộ công ty
Có thể thấy rằng, bình thường trong công việc, hầu như ai cũng đều bận rộn với nhiệm vụ của mình. Vì vậy cơ hội để giao lưu, chia sẻ cũng không nhiều. Bên cạnh đó, đôi khi trong công việc xảy ra mâu thuẫn hay bất đồng cũng là điều khó tránh khỏi. Do đó, những dịp như team building hay tất niên cuối năm được tổ chức chính là cơ hội tuyệt vời để mọi người có thể gặp gỡ, giao lưu, chia sẻ với nhau nhiều hơn. Qua đây, mối quan hệ đồng nghiệp, cấp trên cấp dưới cũng thêm gắn kết, bền chặt.
2.4 Quảng bá hình ảnh công ty
Tổ chức tất niên cho công ty còn là cách để quảng bá hình ảnh công ty đến đối tác, khách hàng.
3. Lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty
3.1 Suy nghĩ ý tưởng tổ chức
Khi có ý tưởng cụ thể rõ ràng thì các bước chuẩn bị sau đó mới có thể diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Bạn có thể tổ chức tiệc tất niên theo các hình thức như:
- Tiệc để tri ân tới tất cả các thành viên trong công ty
- Tiệc tất niên kết hợp với hội nghị khách hàng
- Tiệc cuối năm kết hợp với hoạt động teambuilding, giải trí, du lịch
- Tiệc tổng kết và liên hoan cuối năm
- Tiệc tất niên kết hợp với Gala Dinner
Dù tổ chức theo hình thức nào thì cũng cần lưu ý tới 3 yếu tố sau:
- Tiệc mang tính sự kiện
- Tiệc mang tính cộng đồng
- Tiệc gắn liền với doanh nghiệp
Một vài ví dụ về ý tưởng tổ chức như: Tạm biệt năm cũ, chào đón năm mới cùng ABC, Nhìn lại hành trình của ABC,…
Ngày nay, công ty nào cũng đều tổ chức tất niên cuối năm. Chính vì vậy, nếu buổi tiệc của công ty bạn không có sự khác biệt, mới mẻ thì sẽ khó mà để lại trong lòng những người tham dự ấn tượng sâu đậm.
Dưới đây là một số ý tưởng tổ chức tất niên cho công ty hay mà bạn có thể tham khảo:
- Tổ chức dạ tiệc Đen – Trắng với 2 gam màu trắng và đen làm chủ đạo
- Tiệc tại hồ bơi (Pool party) – Ý tưởng này rất thích hợp với những công ty có số lượng thành viên không quá đông và đều đang ở độ tuổi trẻ trung
- Tiệc sắc màu (Color party) là một ý tưởng dựa trên sự kiện Color me run bột màu hay Prisma màu dạ quang, mang tới một không khí vui vẻ, tràn đầy màu sắc
- Trở lại thanh xuân với những ký ức tuổi thơ vừa ngây ngô, dễ thương lại gần gũi. Các nhân viên trong công ty sẽ được ăn mặc, hóa trang theo phong cách cổ điển của những năm tháng trước
- Hành trình cuối năm với một sân khấu được mô phỏng thành con tàu hay chiếc xe buýt, thông qua đó kể về hành trình của doanh nghiệp
3.2 Lên danh sách số lượng người tham gia khi tổ chức tiệc cuối năm
Việc tiếp theo mà bạn cần làm để có thể tổ chức tiệc tất niên trọn vẹn, vui vẻ đó là lên danh sách số lượng thành viên tham gia bữa tiệc. Điều này sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới:
- Chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên
- Chuẩn bị thư mời
- Chuẩn bị quà tặng
- Số lượng bàn tiệc phải đặt
Cần lên danh sách số lượng người tham gia buổi tiệc chi tiết và đầy đủ để tránh quá tải dẫn tới không kiểm soát được buổi tiệc và thâm hụt ngân sách.
Nếu bạn không có kinh nghiệm trong việc này thì có thể tham khảo quy trình sau:
Bước 1: Lên số lượng và cơ cấu khách mời rồi đi tới thống nhất.
Bước 2: Lập danh sách khách mời theo phân loại sau:
- Khách mời VIP
- Khách mời chính thức
- Khách mời dự bị (nhân viên, đối tác, khách hàng,…)
- Khách mời là cơ quan truyền thông
Trong danh sách khách mời tiệc tất niên cuối năm công ty phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin sau:
- Họ tên khách mời
- Chức danh, đơn vị công tác
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Những điều cần lưu ý
3.3 Dự trù kinh phí tổ chức
Để lên mức ngân sách chính xác tổ chức tất niên công ty thì cần phải xác định được các hạng mục cần chi tiêu. Cụ thể bao gồm:
- Thuê địa điểm tổ chức tất niên
- Đặt đồ ăn, thức uống
- Chi phí trang trí
- Chi phí thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
- Chi phí thuê biểu diễn văn nghệ
- Dàn dựng sân khấu, bàn ghế
- Thiết kế và in ấn backdrop, banner, thiệp mời,….
- Chi phí thuê đội ngũ chụp ảnh
- Chi phí thuê nhân sự để setup, dàn dựng, PG, tiếp tân,…
- Mua quà tặng
- Chi phí bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
- Chi phí đi lại, vận chuyển
- Phí điện thoại, gửi thiệp mời
- Phí dự phòng và phí phát sinh
3.4 Tìm kiếm địa điểm và xác định thời gian tổ chức tiệc tất niên
Thông thường, các công ty sẽ tổ chức tất niên vào ngày làm việc cuối cùng trong năm. Tuy nhiên, các công ty cũng nên lưu ý, có thể nhiều nhân viên làm việc ở xa, cần về quê đón tết. Do đó, thời điểm tổ chức tốt nhất nên trước tết từ 2 – 3 tuần. Thời gian diễn ra buổi tiệc khoảng 120 phút. Có thể bắt đầu từ 18h – 20h hoặc 17h – 21h.
Mặc dù hiện nay có khá nhiều nhà hàng tổ chức sự kiện. Thế nhưng dịp cuối năm là thời gian cao điểm, có không ít tiệc cưới, hiếu hỉ và hàng nghìn công ty khác cũng muốn tổ chức tất niên. Vì thế, bạn nên đặt chỗ trước từ 1 – 2 tháng để tránh nguy cơ hết chỗ hoặc phải chọn chỗ không ưng ý.
Tùy thuộc vào việc công ty muốn tổ chức tất niên ở trong nhà hay ngoài trời mà có thể đưa ra những lựa chọn đặt địa điểm khác nhau.
Tiệc trong nhà có thể đặt tổ chức tại:
- Trung tâm hội nghị và sự kiện (Được nhiều công ty lựa chọn)
- Khách sạn 4 sao, 5 sao
- Nhà hàng sân vườn
- Beer – Club
- Quán Bar
Tiệc ngoài trời có thể đặt tổ chức tại:
- Khu du lịch sinh thái
- Hội nghị sân vườn
- Bãi biển
- Vườn ẩm thực
Tuy nhiên, dù đặt địa điểm tổ chức ở trong nhà hay ngoài trời thì cũng cần lưu ý tới những vấn đề sau:
- Địa điểm phải ở vị trí dễ tìm, nằm gần hoặc tốt nhất là trong trung tâm thành phố
- Không gian có bố cục phù hợp với hoạt động đã lên kế hoạch
- Khu vực sân khấu an toàn và rộng rãi
- Không gian sảnh tiệc đủ sức chứa số lượng khách đã dự trù
- Có bãi đỗ xe rộng
Việc lựa chọn nơi tổ chức tất niên cuối năm có ý nghĩa rất quan trọng. Nếu đó là nơi không đảm bảo chất lượng thì dù bạn có lên kế hoạch tổ chức buổi tiệc hoàn mỹ, sáng tạo, tỉ mỉ tới mấy cũng không thể phát huy được công dụng.
Bạn nên đầu tư thời gian để tìm hiểu, tham khảo, thậm chí là tới tận nơi khảo sát để có thể chọn được nơi tổ chức tất niên chất lượng, chuyên nghiệp và an toàn.
Một trong những đơn vị chuyên tổ chức tất niên cho công ty được nhiều sự tin tưởng lựa chọn nhất phải kể tới Asiana Plaza. Tại đây sở hữu các sảnh tiệc rộng, sức chứa lớn với thiết kế ấn tượng dựa theo chủ đề hoa và đá quý. Bên cạnh đó, các sảnh tiệc còn được lắp đặt đầy đủ màn hình LED, hệ thống âm thanh, ánh sáng và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đảm bảo giúp công ty bạn có một buổi tiệc tất niên cuối năm ấn tượng, hoàn hảo. Bạn có thể tham khảo chi tiết hơn về dịch vụ đặt tiệc tất niên công ty tại đây.
3.5 Chuẩn bị khung chương trình
Trong buổi tiệc tất niên cuối năm của công ty không thể thiếu được các tiết mục văn nghệ và phần tiệc.
Phần văn nghệ tất niên
Đối với phần văn nghệ tất niên có thể có các tiết mục khuấy động không khí như:
- Nhân viên hoặc các khách mời có thể tham gia biểu diễn các tiết mục ca hát, nhảy múa, đóng kịch,…
- Tiết mục trò chơi đồng đội với sự tham gia của các khách mời công ty
- Thêm vào tiết mục quan trọng để giúp buổi tiệc thêm ấn tượng
- Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân và vinh danh những cá nhân, tập thể trong năm qua đã có đóng góp lớn, thành tích xuất sắc
- Chương trình bốc thăm trúng thưởng
- Video ghi lại quãng đường hình thành, phát triển và thành tựu doanh nghiệp đã đạt được
- Các tiết mục của ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn (nếu có) nhưng cần phải liên hệ trước từ 1 – 2 tiếng, thương lượng rõ thời gian và giá cả
Phần tiệc tất niên
Tùy từng công ty mà có thể tổ chức tất niên theo bàn, tiệc buffet hoặc đặt mặc định số lượng món ăn. Tuy nhiên, dù đặt theo hình thức nào cũng đều phải đảm bảo có đủ:
- Món khai vị: Cần có từ 1 – 2 món ăn khai vị nhẹ, ví dụ như súp, salad, gỏi
- Món ăn chơi (sau khai vị): Cũng chỉ cần 1 – 2 món là đủ, có thể là món xào, chiên hay hấp
- Món ăn no (món chính): Là món ăn quan trọng nhất, có chứa nhiều đạm, ví dụ như gà bó xôi, cơm chiên hải sản,…
- Món tráng miệng: Các món ăn sau khi ăn món chính, thường là món ăn nhẹ như trái cây, chè hạt sen, rau câu, bánh ngọt,…
- Nước: Nước suối, nước ngọt, rượu vang, bia…
3.6 Lên kịch bản chương trình
Bạn có thể lên kịch bản chương trình cho tiệc tất niên theo dạng bảng với hàng ngang là các hạng mục sau đây:
- Số thứ tự: Để người xem có thể tiện theo dõi, tránh nhầm lẫn
- Thời gian: Thời gian bắt đầu và kết thúc mỗi tiết mục hoặc mỗi phần
- Tên tiết mục: Phân loại tiết mục để trong quá trình chạy chương trình không bị nhầm lẫn, bỏ sót
- Nội dung: Hay còn gọi là MC script, tức là liệt kê những nội dung chính mà MC cần trình bày
- Người thể hiện: Tên từng người phụ trách thể hiện tiết mục đó để MC có thể nắm được và giới thiệu với mọi người cho đúng
- Thời lượng: Thời gian diễn ra tiết mục để đảm bảo có thể kiểm soát chặt chẽ thời gian, không để bị lố giờ
- Ghi chú: Ghi chú việc chuẩn bị các đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, nhân sự, kỹ thuật cho tiết mục
3.7 Phân công nhân sự và tìm kiếm thiết bị
Việc phân công nhân sự và tìm kiếm thiết bị tổ chức tất niên cũng rất quan trọng. Công việc cụ thể của từng phần này như sau:
Nhân sự:
- Người chịu trách nhiệm quản lý sự kiện
- MC
- Lễ tân đón tiếp khách
- Ekip hỗ trợ chạy chương trình
- Nhân viên phụ trách an ninh và an toàn cho buổi tiệc
- Người quay phim
- Quản lý sự kiện
Thiết bị, đạo cụ:
- Máy quay
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng (ngoài trời)
- Màn hình LED
- Sân khấu, bạt
- Phông nền, băng rôn, buồng chụp ảnh, bàn gallery …
- Thiệp mời
- Trang phục, đạo cụ cho các tiết mục
- Pháo, kim tuyến, thiết bị tạo khói sương
3.8 Tiến hành tố chức
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ mọi thứ cần thiết thì bây giờ bạn hãy bắt tay vào việc tổ chức. Khâu tổ chức tiệc tất niên lại được chia ra thành nhiều khâu nhỏ hơn. Cụ thể:
– Dựng sân khấu
- Chuẩn bị cánh gà 2 bên, phòng chờ, phòng chờ cho nghệ sĩ, vũ công, người mẫu và phòng chờ cho khách VIP (nếu có), lối vào, khu vực dành cho tổ đạo cụ, nhân viên kỹ thuật, nhân viên hỗ trợ, MC
- Bố trí khu vực chỗ ngồi cụ thể dành cho khách VIP, đại biểu và khách tham gia tiệc cuối năm công ty
- Thiết kế và dựng sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
- Dựng backdrop, banner, bàn gallery,…
Chương trình tiệc tất niên hoành tráng
- Nên chạy tổng duyệt trước chương trình tất niên cuối năm để kiểm tra lại âm thanh, ánh sáng, micro, tính an toàn,…
- Duyệt các chương trình, tiết mục được trình diễn trong sự kiện với các nhóm kịch, nhóm nhảy, nhóm xiếc hay các celeb
- Cần phải đảm bảo được sự an toàn cho bữa tiệc
- Cần chuẩn bị đầy đủ cả kịch bản MC, kịch bản đường dây và kịch bản kỹ thuật
– Phân chia nhân sự tiếp khách
- Một nhóm nhân sự hướng dẫn khách tới bãi đỗ xe
- Một nhóm lễ tân tiếp đón khách ngay từ cổng vào
- Một nhóm lễ tân hướng dẫn khách tới chỗ ngồi
3.9 Tiến hành chạy chương trình
Trong khi chạy chương trình cần phải có người luôn giám sát, điều phối chương trình để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch, đề phòng các rủi ro hay sự cố bất ngờ có thể xảy ra.
3.10 Bế mạc buổi lễ
Khi bế mạc buổi lễ mọi người sẽ cùng chụp ảnh kỷ niệm, trao quà lưu niệm. Sau đó là tiễn khách mời ra về.
Trên đây là các kinh nghiệm tổ chức tất niên công ty mà Asiana Plaza muốn chia sẻ. Hy vọng những kinh nghiệm này có thể giúp công ty bạn tổ chức buổi tiệc thành công tốt đẹp.
Tổ chức tiệc tất niên hoàn hảo cùng Asiana Plaza
Xem thêm:
- TOP 11 TRUNG TÂM CHO THUÊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN TPHCM
- CÁC ĐỊA ĐIỂM ĐẶT TIỆC TẤT NIÊN CÔNG TY TẠI TPHCM
- TOP 11 ĐỊA ĐIỂM TRUNG TÂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẲNG CẤP TẠI TPHCM
- KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH TIỆC TẤT NIÊN CUỐI NĂM CHO CÔNG TY MỚI NHẤT 2021
Thông tin liên hệ:
