Quy Trình Tổ Chức Lễ Khánh Thành A-Z Chuyên Nghiệp Mới Nhất

Lễ khánh thành có ý nghĩa rất to lớn đối với doanh nghiệp. Để có thể tổ chức một chương trình lễ khánh thành hoàn hảo nhất không phải là điều dễ dàng? Vậy quy trình tổ chức lễ khánh thành như thế nào? Làm cách nào để có thể lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc uy tín? Hãy cùng Asiana Plaza tìm hiểu qua bài viết dưới đây. 

1. Lễ khánh thành là gì? Ý nghĩa việc tổ chức lễ khánh thành

Lễ khánh thành trong tiếng anh còn gọi là “Inauguration Ceremony” được tổ chức với ý nghĩa chúc mừng, thông báo một công trình, dự án đã hoàn thành. Sự kiện này là dịp để đánh dấu một sự khởi đầu mới thuận lợi, may mắn và tràn đầy hanh thông trong tương lai của công trình. 

Lễ khánh thành là một sự kiện hết sức ý nghĩa. 

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức lễ khánh thành mang hai tầng ý nghĩa quan trọng. 

Về mặt tinh thần, tổ chức khánh thành giúp nâng cao tinh thần, tăng sự hứng khởi và kì vọng vào một tương lai tốt đẹp của doanh nghiệp. Điều này là một động lực tinh thần to lớn đối với chủ doanh nghiệp để cố gắng hơn nữa trong công việc kinh doanh sắp tới.

Về mặt kinh doanh, lễ khánh thành là một dịp vô cùng thích hợp để giúp quảng bá hình ảnh/thương hiệu của doanh nghiệp đến với các khách hàng tiềm năng/đối tác. Buổi lễ diễn ra thành công, tốt đẹp sẽ ghi dấu ấn tốt trong lòng các khách mời tham dự, là tiền đề để doanh nghiệp ngày càng cố gắng phát triển thịnh vượng hơn.

Bên cạnh đó, đây là còn một không gian hoàn hảo để kết nối các mối quan hệ đối tác mới, thu thập được nhiều thông tin khách hàng, cũng như nắm được thị hiếu của khách hàng để từ đó có thể vạch ra hướng đi đúng đắn và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp trong tương lai. 

Lễ khánh thành được tổ chức với ý nghĩa chúc mừng, thông báo tin vui

2. Quy trình tổ chức lễ khánh thành?

Quy trình tổ chức lễ khánh thành thành công và trọn vẹn nhất

Để chương trình lễ khánh thành được diễn ra thành công và trọn vẹn nhất bạn cần chuẩn bị và vạch ra một quy trình cụ thể, rõ ràng theo những bước sau: 

• Sắp xếp, phác thảo và lên ý tưởng cho buổi lễ theo đúng mục đích và yêu cầu của doanh nghiệp. Phải đảm bảo rằng chủ đề của chương trình khánh thành không chỉ mang thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm, hơn nữa phải tạo được điểm nhấn và khơi gợi được hứng thú quan tâm của các khách mời. 
• Lên danh sách khách mời cụ thể sẽ giúp việc quản lý và phục vụ khách trong suốt buổi lễ được diễn ra trọn vẹn nhất. Để nâng cao hiệu quả cho buổi lễ khánh thành, bạn nên mời những khách mời có tầm ảnh hưởng nhất định trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đang muốn hướng đến; các khách hàng và đối tác tiềm năng bởi buổi lễ sẽ là dịp giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách thân thiết và tự nhiên nhất.  

Thông thường tổ chức lễ khánh thành sẽ diễn ra tại công trình đã hoàn thiện. Tuy nhiên, bạn cũng có thể lựa chọn các địa điểm khác ở gần khu vực để thay đổi không gian và thuận tiện trong việc giao lưu, trao đổi thông tin hơn.

• Lên danh sách các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện khánh thành, phân bổ công việc cho các ban ngành liên quan để tiến hành triển khai sự kiện được chu đáo và thuận lợi. Các hạng mục cần thiết gồm: giấy xác nhận cho phép tổ chức sự kiện của cơ quan địa phương có thẩm quyền, thiết kế sân khấu, cổng chào, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, MC, đội văn nghệ,….

Lên danh sách chuẩn bị các vật dụng cần thiết như thiết bị âm thanh, màn hình led

• Chạy truyền thông cho buổi lễ, chuẩn bị các thông tin, tài liệu liên quan đến buổi lễ.
• Dự trù kinh phí.
• Lên sẵn kịch bản cho chương trình. Một mẫu kịch bản khánh thành hoàn chỉnh gồm các phần sau:

• Đón khách.
• Biểu diễn văn nghệ chào mừng.

Biểu diễn văn nghệ chào mừng trước khi bắt đầu

• MC nêu mục đích của chương trình, giới thiệu đại biểu phát biểu, cắt băng rôn khánh thành, tham quan công trình.
• Dùng tiệc, văn nghệ, tổ chức các trò chơi giao lưu.
• Chụp hình lưu niệm và kết thúc chương trình. 

3. Tips chọn đơn vị tổ chức lễ khánh thành

Chọn đơn vị có kinh nghiệm

Để tổ chức một chương trình lễ khánh thành đúng chuẩn và hoàn hảo đòi hỏi rất nhiều yếu tố. Chính vì thế, lựa chọn các đơn vị tổ chức có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sẽ giúp giảm thiểu tối đa các tình huống xấu có thể xảy ra trong buổi lễ. Đảm bảo buổi lễ khánh thành sẽ diễn ra một cách trọn vẹn nhất. Bên cạnh đó, một đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp bạn đưa ra những phương án, ý tưởng thích hợp nhất cho buổi lễ. 

Lựa chọn các đơn vị có kinh nghiệm tổ chức sẽ đảm bảo bữa tiệc diễn ra thành công tốt đẹp. 

Kế hoạch chi tiết và bài bản

Một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức khánh thành có chuyên môn cao sẽ giúp buổi lễ của doanh nghiệp bạn đạt thành công cao. 

Ngoài ra, cách thức tổ chức chuyên nghiệp, khả năng xử lý tình huống phát sinh bất ngờ linh động chuyên nghiệp, phân bổ nguồn lực hợp lý sẽ giúp buổi lễ được thành công tốt đẹp và cũng tạo được ấn tượng tốt cho khách tham dự. 

Chi phí hợp lý và rõ ràng

Tùy theo ngân sách và mong muốn của doanh nghiệp mà lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp. Hãy lựa chọn và tham khảo những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành có các gói chi phí cụ thể, rõ ràng.

Hệ thống thiết bị chuyên nghiệp

Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng phục vụ cho buổi lễ là một trong những yếu tố quan trọng, quyết định sự thành công của buổi lễ. Chắc chắn bạn sẽ không muốn một sự kiện có ý nghĩa to lớn với doanh nghiệp bị trì hoãn vì sự cố âm thanh hay ánh sáng.

Hãy đảm bảo đơn vị cung cấp dịch vụ mà bạn lựa chọn có cung cấp các trang thiết bị cần thiết đạt chuẩn và vẫn hoạt động tốt. 

Hãy đảm bảo hệ thống âm thanh ánh sáng luôn trong tình trạng hoạt động tốt. 

Hình ảnh sự kiện chỉn chu

Hình ảnh sự kiện chỉn chu, chất lượng sau buổi lễ không chỉ tạo kỷ niệm đáng nhớ cho doanh nghiệp mà còn mang lại giá trị truyền thông nội bộ hết sức to cho đơn vị cung cấp dịch vụ. Đó chính là bằng chứng cụ thể và rõ ràng nhất chứng tỏ thực lực mạnh mẽ, chuyên nghiệp cho đơn vị tổ chức đã tổ chức thành công cho những chương trình trước đó.

4. Nên tự tổ chức hay tìm đơn vị tổ chức lễ khánh thành? 

Sự kiện khánh thành là một dịp đặc biệt và vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, vì thế dù là tự tổ chức hay thuê đơn vị ngoài thì cũng cần chuẩn bị mọi thứ thật chỉn chu.

Đối với những doanh nghiệp mới, nguồn nhân sự còn ít và chưa ổn định, lời khuyên đưa ra là nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo chương trình được diễn ra tốt nhất có thể. Một hệ dịch vụ trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong khâu tìm kiếm các đối tác riêng biệt và có thêm thời gian để hoàn thiện công trình/dự án sắp ra mắt.

Các khía cạnh về tổ chức từ khâu ý tưởng, kịch bản chương trình, bố trí nhân sự phụ trách, thực hiện trang trí không gian buổi lễ khánh thành cho đến hệ thống âm thanh, ánh sáng, khâu chuẩn bị tiệc mừng chiêu đãi đối tác, khách hàng sau khi buổi lễ … đều được đảm bảo thực hiện theo yêu cầu mà trong đó, công việc chính của doanh nghiệp chỉ đơn giản là giám sát cách thức tổ chức để đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.

Đối với các doanh nghiệp có nguồn nhân sự đông, ổn định và có đủ khả năng để tự tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tay chuẩn bị một buổi lễ khánh thành cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên việc chuẩn bị một buổi tiệc chiêu đãi sau đó sẽ cần đến sự giúp sức của đơn vị cung cấp dịch vụ tiệc vì đây là một phần đặc thù mà doanh nghiệp sẽ khó có thể tự tay chuẩn bị.

Và với mạng lưới cung cấp tiệc tận nơi đa dạng như hiện nay, quý doanh nghiệp có thể lựa chọn ngay cho mình một đơn vị phù hợp với ngân sách, khả năng phục vụ linh động, tận tâm với chất lượng xứng tầm. Tại Asiana Plaza, chúng tôi thấu hiểu được nhu cầu của quý khách hàng, quý doanh nghiệp từ việc đã phục vụ hơn hàng ngàn lượt khách hàng dự tiệc đến hiện nay, chúng tôi đã thiết lập ra các thực đơn tiệc linh hoạt cùng hệ dịch vụ đi cùng như bao gồm bàn ghế, nhân viên phục vụ tiệc …. để nhằm mang đến khách hàng những sự lựa chọn thiết thực và tối ưu nhất.

Do đó nếu bạn đang băn khoăn chưa biết nên tự tổ chức Lễ khánh thành hay thuê ngoài đơn vị tổ chức, hãy thử làm một phân tích nhỏ nguồn lực nội tại của doanh nghiệp để đưa ra quyết định nhé.

5. KỊCH BẢN CHI TIẾT TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH

Để khánh thành mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, thu hút nhiều sự quan tâm của truyền thông, đối tác và cả khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty. Chính vì thế để buổi lễ được diễn ra thành công tốt đẹp, chuẩn bị kịch bản chi tiết là yếu tố không thể thiếu. 

Theo đó, xây dựng một kịch bản chi tiết cho lễ khánh thành sẽ hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra như thiếu thời gian, không kiểm soát được thời lượng các nội dung trong chương trình, tiết mục kết hợp không phù hợp hoặc các sự cố bất ngờ khác. Một buổi lễ khánh thành trọn vẹn và ấn tượng sẽ bao gồm các phần sau:

ĐÓN KHÁCH MỜI

Trước khi chương trình chính thức bắt đầu, đón khách mời dự sự kiện là một bước quan trọng nhằm giúp nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Ở bước này, cần phải điều phối nhân viên theo hai hướng là đón khách và check-in, hỗ trợ khách mời ổn định chỗ ngồi. Lưu ý nhân viên cần phải có sự chỉn chu trong cách ăn mặc, tốt nhất nên mặc đồng phục áo dài truyền thống với màu sắc chủ đạo trùng với màu thương hiệu.

Trong quá trình đón khách, nhân viên nên giữ phong thái trang trọng, thể hiện sự nhiệt tình, niềm nở đối với từng vị khách tham dự. Đây là yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp cho doanh nghiệp.

TIẾT MỤC VĂN NGHỆ

Tiết mục văn nghệ mở màn lễ khánh thành như một lời chào chân thành của doanh nghiệp đến các vị quan khách. Do đó, ban tổ chức nên lựa chọn những tiết mục tràn đầy năng lượng, sôi động và thu hút sự tập trung của người tham dự, tránh tối đa việc chọn tiết mục không phù hợp với tính chất buổi lễ.

GIỚI THIỆU BUỔI LỄ KHÁNH THÀNH VÀ KHÁCH MỜI

Tại bước này, người dẫn chương trình sẽ tiến hành giới thiệu lễ khánh thành cũng như các đại biểu đến tham dự, sau đó mời các đại biểu lên phát biểu. 

Phần giới thiệu không có nhiều khó khăn, thế nhưng người dẫn chương trình cần phải đảm bảo mọi thứ được chính xác, không nhầm tên doanh nghiệp hay các đại biểu tham dự. Mọi sự nhầm lẫn ở đây đều có thể làm mất uy tín và gây ấn tượng xấu cho tên tuổi của doanh nghiệp cũng như đơn vị tổ chức.

CẮT BĂNG KHÁNH THÀNH

Cắt băng khánh thành là nghi thức chủ đạo và trọng tâm nhất của một buổi lễ khánh thành. Vì thế, nghi thức cần được thực hiện long trọng, để đánh dấu mốc lịch sử chính thức bước vào thị trường của doanh nghiệp.

MÚA LÂN RỒNG SƯ CHO LỄ

Tiếp nối chương trình là nghi thức múa lân, sư tử – rồng mang ý nghĩa cầu nguyện cho doanh nghiệp phát triển thịnh vượng trong tương lai.

TIẾN HÀNH THAM QUAN DỰ ÁN KHÁNH THÀNH

Sau khi kết thúc nghi thức múa lân, doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sẽ gợi ý khách dự lễ tham quan nhà máy hoặc dự án được khánh thành. Đây là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu sơ lược dự án, giúp quan khách có cái nhìn sâu sắc hơn, đồng thời có những góp ý thiết thực để phát triển doanh nghiệp.

TIỆC NHẸ CHIÊU ĐÃI

Nhằm bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc, chân thành đối với những khách mời đã tham dự buổi lễ khánh thành thì một bữa tiệc nhẹ chiêu đãi sẽ là một gợi ý lý tưởng cho doanh nghiệp. Điều này vừa thể hiện được sự tinh tế, vừa giúp gắn kết chặt chẽ các doanh nghiệp lại với nhau hơn.

TIỄN KHÁCH VÀ TRAO QUÀ LƯU NIỆM

Ở bước này, đội ngũ lễ tân của đơn vị tổ chức sẽ cúi chào và trao quà lưu niệm cho khách mời. Đây được coi là một cách thức tinh tế để truyền thông, giúp khách mời luôn nhớ đến sự kiện trọng đại này bằng cách tặng những món quà lưu niệm có dấu ấn của doanh nghiệp.

6. SO SÁNH LỄ KHÁNH THÀNH VÀ LỄ KHAI TRƯƠNG

Trên thực tế, lễ khánh thành có tên gọi tiếng Anh là Inauguration Ceremony, trong khi đó khai trương Grand Opening. Sự khác biệt về tên gọi này cũng thể hiện cho ta thấy sự khác nhau của hai nghi thức.

Theo đó, lễ khánh thành thường được áp dụng cho các công trình xây dựng, đặc biệt là khi hoàn tất công trình và bắt đầu đưa vào sử dụng. Ngược lại, lễ khai trương thường đi kèm với các hoạt động kinh doanh trong ngày đầu tiên của cửa hàng.

Tuy nhiên, đối với các công trình kinh doanh sản xuất như resort, cao ốc, khách sạn, nhà hàng thì lễ khánh thành cũng sẽ được xem là một hình thức khai trương.

7. Gợi ý những loại hình tiệc cho Lễ Khánh Thành từ Asiana Plaza

Bên cạnh loại hình tiệc chiêu đãi bàn tròn truyền thống. còn những loại hình tiệc nào khác có thể áp dụng cho buổi Lễ Khánh Thành, cùng Asiana Plaza điểm qua nhé:

Trước khi diễn ra Lễ Khánh Thành, bạn có thể tổ chức một bữa tiệc Tea-break hoặc Finger Food:

• Tea-break: Một dạng tiệc ngọt, với thực đơn khá đơn giản và nhanh gọn như trái cây tươi, bánh ngọt, các loại đồ uống: Trà, Café, Ngũ cốc, Nước ép, …. Mục đích của Tea-break là đem đến một không gian thư giãn, thoải mái để trò chuyện khi tham gia sự kiện.

Trái cây tươi, bánh ngọt,.. sẽ được phục vụ trong Tea-break. 

• Finger Food: Bữa tiệc nhẹ, được bài trí dưới dạng các món khai vị. Thực đơn Finger Food thường được trang trí bắt mắt, xiên bằng xiên que hoặc cắt thành từng miếng gọn đặt trên các khay nhỏ. Loại hình tiệc này không sử dụng nhiều các dụng cụ như chén, dĩa, dao, nĩa,.. thay vào đó, thực khách sẽ thưởng thức bằng tay. 

Các món ăn của Finger Food được trình bày vô cùng bắt mắt. 

Tiệc ngọt đơn giản và nhanh gọn

Sau khi chương trình lễ khánh thành kết thúc, một buổi tiệc chiêu đãi thân mật sẽ tạo thêm không gian giao lưu trò chuyện giữa doanh nghiệp và các khách mời tham dự. Một số loại hình tiệc thích hợp: 

• Tiệc Buffet: là một hình thức tiệc được tổ chức theo kiểu tự chọn, các khách mời có thể tùy ý đi lại để lấy và thưởng thức đồ ăn. Đồ ăn sẽ được bày trí sẵn tại một khu vực riêng với đa dạng các món.
• Tiệc bàn tròn (Alacarte): là hình thức tiệc phục vụ đồ ăn trực tiếp ngay tại bàn. Đây là hình thức tiệc truyền thống khá phổ biến nên được sử dụng rộng rãi trong các sự kiện.

Tiệc bàn truyền thống luôn là sự lựa chọn an toàn cho các bữa tiệc. 

Tiệc chiêu đãi bàn tròn truyền thống

Sở hữu thực đơn hơn 200 món ăn với lối ẩm thực Fusion sáng tạo; đa dạng hình thức tiệc phục vụ cùng đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, Asiana Plaza tự tin mang đến cho quý doanh nghiệp, khách hàng những trải nghiệm tiệc tận nơi đẳng cấp. Asiana Plaza cũng sẽ đồng hành và đưa ra những lời khuyên hữu ích cho quý đối tác, đồng thời xem xét thực tế để đề xuất loại hình tiệc phù hợp theo yêu cầu và mong muốn của khách hàng với mức chi phí thấu hiểu.

Tham khảo thêm các set menu catering từ Asiana Plaza

Asiana Plaza không chỉ có thức ăn đa dạng mà còn bài trí rất bắt mắt

Bắp bò muối tương nhật

Sò điệp chiên giòn xốt Tartar

Sườn bò nướng xốt tiêu đen

Bạn có thể tìm hiểu thêm về chúng tôi qua video dưới đây nhé:

Trung tâm hội nghị tiệc cưới Asian Plaza

8. Một số hình ảnh lễ khánh thành mà Asianla được đồng hành cùng khách hàng:

Chương trình văn nghệ trong buổi lễ trang trọng

Đón khách mời và giao lưu

Khai mạc buổi lễ

Không gian tổ chức lễ khánh thành

Lối vào dành cho khách quý

Lưu giữ những khoảng khắc đẹp trong ngày quan trọng

Trao thưởng cho các cá nhân xuất sắc

Văn nghệ sau khi khai mạc chương trình

9. Những câu hỏi thường gặp

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến việc tổ chức Lễ Khánh Thành dành cho doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm thông tin về dịch vụ đặt tiệc ở Asiana Plaza, xin hãy liên hệ thông tin bên dưới.

Chi nhánh TPHCM