Tháng 3 – 4 là thời điểm vàng để tổ chức đại hội cổ đông thường niên được diễn ra. Đây là một sự kiện rất có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp, công ty; là nơi để các cổ đông và ban lãnh đạo trao đổi, giao lưu với nhau. Để đại hội cổ đông được diễn ra thật suôn sẻ thì các công ty cần tìm hiểu kĩ về ý nghĩa cũng như các khâu chuẩn bị
1. Ý nghĩa của Đại hội cổ đông
Đại Hội Cổ Đông là cuộc họp dành cho các quyền cổ đông trong một công ty cổ phần, sự kiện được diễn ra thường niên diễn ra mỗi năm một lần hoặc có thể diễn ra bất thường theo quyết định của của hội đồng quản trị.Đây là dịp để thực hiện các quyền của cổ đông như gặp gỡ và đối thoại trực tiếp với lãnh đạo công ty, đặt câu hỏi thảo luận về kết quả hoạt động kinh doanh và biểu quyết cho các vấn đề quan trọng của công ty như phân chia lợi nhuận, đầu tư, đề cử, bầu cử thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT).
2. Các bước tổ chức đại hội cổ đông
Các buổi đại hội cổ đông được xem là sự kiện quan trọng, là dịp để các quyền cổ đông có thể trực tiếp trao đổi về mọi vấn đề kinh doanh với những người lãnh đạo doanh nghiệp. Chính vì vậy mà buổi đại hội này cần được chuẩn bị thật kỹ lưỡng và chu đáo:
Bước 1: Đưa ra các quyết định triệu tập
Để Đại Hội Cổ Đông diễn ra thuận lợi, ban tổ chức cần phải đưa ra các quyết định triệu tập trước 30 ngày, xác định rõ ràng thời gian, địa điểm tổ chức,…Một trong những yếu tố góp phần quan trọng tạo cho sự thành công của cuộc họp chính là địa điểm tổ chức. Nơi diễn ra đại hội cổ đông phải đảm bảo các yếu tố:
Vị trí thuận lợi: Để Đại Hội Cổ Đông nên được tổ chức tại địa điểm và thời gian cho phép các cổ đông có thể tham dự họp.
Các công ty có trụ sở đặt ở c địa điểm khó khăn cho việc đi lại của cổ đông nên chọn một địa điểm thuận lợi hơn, ví dụ như có thể đi bằng các phương tiện giao thông công cộng.
Không gian rộng rãi, thích hợp tổ chức Đại hội cổ đông: Địa điểm tổ chức cuộc họp cần đảm bảo có đủ chỗ cho tất cả các cổ đông tham dự.
Công ty nên dự tính trước số lượng cổ đông sẽ tham dự và có kế hoạch cụ thể về địa điểm tổ chức họp. Lựa chọn cách sắp xếp đa dạng, phù hợp cho cuộc họp phù hợp với nhu cầu của cuộc họp. Có thể setup bàn theo dạng Theatre (Nhà hát), chữ U, Conference (phòng họp, hội nghị),… tùy thuộc vào số người tham dự và quyết định lựa chọn của ban lãnh đạo.
Trung tâm Hội nghị Asiana Plaza hội tụ đầy đủ những yếu tố để phiên họp Đại Hội Cổ Đông được diễn ra thuận lợi nhất. Không chỉ có vị trí đắc địa, thuận lợi cho việc đi lại của các thành viên tham dự, mà Asiana Plaza Tân Phú còn sở hữu 8 sảnh tiệc sang trọng có tổng sức chứa lên đến 4000 khách hàng cùng dịch vụ chuyên nghiệp, hệ thống âm thanh – ánh sáng tiêu chuẩn hiện đại và ẩm thực đa dạng sẽ là địa điểm tổ chức đầy hứa hẹn cho các doanh nghiệp, công ty.
Bước 2: Lên danh sách cho cuộc họp
Sau khi, Hội Đồng Quản Trị đã xác định được thời gian – địa điểm diễn ra cuộc họp thì cần phải lên danh sách người dự họp. Danh sách này phải hoàn thành sớm hơn 30 ngày hoặc một khoảng thời gian theo quy định của công ty trước khi cuộc họp diễn ra.
Bước 3: Lên chương trình và chuẩn bị tài liệu
Việc lên chương trình chi tiết về
cuộc họp là công đoạn vô cùng quan trọng. Theo điều 99.1 và 100.2 của Luật doanh nghiệp thì bản chi tiết này phải được gửi trước cho các bên liên quan để họ có thể phản hồi về chương trình để được điều chỉnh hợp lý. Sau khi ghi nhận phản hồi thì chương trình sẽ được điều chỉnh và gửi lại một lần nữa.Song song với việc lên kế hoạch cho chương trình là chuẩn bị nội dung chính để triển khai trong cuộc họp, nội dung tài liệu cơ sở cho từng vấn đề của chương trình. Trong tài liệu cần cung cấp đầy đủ mọi thông tin cần thiết và phải được gửi cho các bên tham gia đại hội cổ đông, trước 7 ngày khai mạc đại hội.
Bước 4:
Gửi thư mời – Thông báo cuộc họp
Tiếp đến là khâu thông báo cho từng cổ đông hoặc các ủy viên của hội đồng quản trị về ngày giờ, địa điểm chi tiết. Thời gian thông báo tới từng cổ đông phải được thực hiện trễ nhất là 7 ngày trước ngày khai mạc. Đối với các cuộc họp bất thường thì thời gian thông báo không được quy định cụ thể. Tuy nhiên thời hạn lý tưởng sẽ là 2 tuần trước ngày khai mạc.
Bước 5: Bố trí điều kiện cho cuộc họp
Ban tổ chức càng chuẩn bị chu đáo, kĩ lưỡng thì kỳ đại hội sẽ càng thuận lợi hơn. Nên chuẩn bị một ít đồ ăn nhẹ và nước uống cho các bên tham gia, đặc biệt là với những cuộc họp kéo dài
Bước 6: Ngày tổ chức Đại hội Cổ đông
Đại hội Cổ Đông được diễn ra khi có ít nhất 51% cổ đông tham dự cuộc họp, phiếu biểu quyết sẽ được thông qua khi hợp điều lệ và luật doanh nghiệp. Sau khi, Đại hội Cổ Đông kết thúc, những thông tin của cuộc họp sẽ được thông báo chính thức sau 24h.Hiểu rõ về mục đích và các bước chuẩn bị cho đại hội cổ đông sẽ giúp cho các doanh nghiệp, công ty chuẩn bị chu đáo hơn cho kỳ đại hội. Để đại hội được diễn ra thuận lợi và chuyên nghiệp hãy đặt Trung tâm Hội nghị Asiana Plaza vào danh sách lựa chọn các địa điểm tổ chức hàng đầu. Asiana Plaza luôn mong muốn đồng hành cùng các doanh nghiệp, công ty tạo ra một kỳ đại hội thuận lợi và thành công.
