Chi tiết: Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện A-Z

Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là tiến trình không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào. Việc này không những giúp quản lý chi phí hiệu quả mà còn hạn chế phát sinh những vấn đề ngoài ý muốn. Vậy làm thế nào để hoàn thành bảng dự trù kinh phí? Hãy để Asiana Plaza hướng dẫn bạn chi tiết ngay trong bài viết sau!

Một sự kiện có thực sự thành công hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố cấu thành. Trong đó, yếu tố quan trọng đầu tiên phải kể đến là vấn đề chi phí tổ chức sự kiện. Những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chắc chắn sẽ lập kế hoạch dự trù kinh phí sao cho từng chi phí cụ thể của sự kiện phù hợp với ngân sách tài chính ban đầu.

Ngoài ra, việc lên dự trù chi phí cũng góp phần hạn chế những tình huống xấu phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện. Bất kỳ sự sai sót nào của bạn đều thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp đối với đối tác hoặc khách tham dự.

Xem kỹ proposal trước khi bắt tay dự trù kinh phí 

Để hoàn thành bảng dự trù kinh phí hiệu quả, bạn nên xem kỹ nội dung bảng kế hoạch tổ chức sự kiện theo yêu cầu từ cấp trên. Tiếp theo, xác định phong cách thiết kế chủ đạo cho sự kiện. Sau đó, tính đến những vật dụng, hoạt động nào cần thiết cho sự kiện để lên kế hoạch chuẩn bị trước. Chính thao tác này giúp bạn nắm vững được toàn bộ sự việc gây tốn kém, đồng thời tính toán các chi phí phát sinh thêm nếu có.

Liệt kê chi tiết mọi hạng mục cần thiết 

Sau khi đã xác định sơ bộ nội dung sự kiện, bạn hãy liệt kê toàn bộ danh mục vật dụng, hoạt động cần thiết cho sự kiện bao gồm số lượng, đơn giá, tổng cộng, chất lượng, nhà cung cấp. Dưới đây là một số hạng mục thường thấy của hầu hết các sự kiện.

	Hạng mục	ĐVT	SL	Đơn giá (VND)	Thành tiền (VND)
1	Chi phí thiết kế
1.1	Thư mời, phong bì mời	bộ
1.2	Welcome banner	cái
1.3	Bandroll	cái
1.4	Poster	cái
1.5	Tờ rơi	cái
2	Chi phí in ấn
2.1	Thư mời, phong bì mời	bộ
2.2	Welcome banner	cái
2.3	Bandroll	cái
2.4	Poster	cái
2.5	Tờ rơi	cái
2.6	Tài liệu	bộ
3	Chi phí thuê địa điểm
3.1	Thuê hội trường, khách sạn	ngày
4	Chi phí thuê thiết bị
4.1	Máy tính	chiếc
4.2	Máy chiếu	chiếc
5	Chi phí logistic
5.1	Hoa tặng nhà tài trợ, báo cáo viên	bó
5.2	Quà tặng cho khách mời	gói
5.3	Teabreak	người
5.4	Chụp ảnh, quay phim, phỏng vấn	lần
6	Chi phí trang trí
6.1	Hoa cài áo khách mời	cái
6.2	Giỏ hoa để bàn	cái
6.3	Lẵng hoa lớn	cái
7	Chi phí nội dung
7.1	Chi phí bài tham luận	bài
8	Chi phí PR
8.1	Chi phí báo chí	bài
8.2	Chi phí truyền hình (tùy quy mô)	bài
9	Chi phí cho diễn giả, chuyên gia
9.1	Phí ăn ở tại khách sạn và đi lại	người
10	Chi phí nhân sự
10.1	MC dẫn chương trình	người
10.2	Tuyên truyền	người
10.3	Tiếp tân	người
10.4	Hướng dẫn viên	người
11	Chi phí phát sinh
	Tổng cộng

 

Tuy đã lên sẵn kịch bản, diễn tập trước nhưng khi sự kiện diễn ra, vẫn có khả năng phát sinh những tình huống ngoài ý muốn. Đặc biệt, những sự kiện càng lớn, nhiều hoạt động, kinh phí tổ chức càng cao. Do đó, việc lên kế hoạch dự trù kinh phí trước giúp người tổ chức sự kiến ứng phó dễ dàng hơn khi xảy ra rủi ro.

Rủi ro là vấn đề nan giải mà ngay cả những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng chưa thể kiểm soát được hoàn toàn các tình huống sẽ phát sinh. Mọi người chỉ có thể dự đoán rủi ro sẽ xảy ra và lên kế hoạch ứng phó với điều đó. Có thể kể đến một số rủi ro thường gặp như rủi ro với khách mời, rủi ro về địa điểm tổ chức, rủi ro từ hệ thống trang thiết bị, rủi ro kỹ thuật, rủi ro về chi phí tổ chức sự kiện,…

Thậm chí, có những rủi ro phát sinh ngay cả trong khâu chuẩn bị nhưng không được phát hiện cho đến khi diễn ra sự kiện. Điển hình là rủi ro những chi phí phát sinh để chi trả cho giờ phải overtime của nhân công vì phục vụ chương trình dài hơn dự kiến.

Khi đã dự đoán và liệt kê ra được những rủi ro này, bạn hãy tính toán và lập bảng dự trù chi phí kèm theo. Chẳng hạn, rủi ro về địa điểm tổ chức ngoài trời sẽ xảy ra bao gồm trời mưa, số lượng ghế ngồi không đủ chỗ, gió lớn thổi bay phông bạt,.. Do đó, ngay lúc lên kế hoạch, hãy suy nghĩ phương thức giải quyết rủi ro và kế hoạch dự trù kinh phí phát sinh.

Gợi ý: Nếu bạn tổ chức tiệc cưới tại nhà hàng, hãy chuẩn bị thêm một số bàn dự phòng phòng khi số lượng khách mời tăng đột ngột. Trường hợp tổ chức show diễn thời trang nhiều ngày, hãy quan tâm đến chi phí giặt ủi cho trang phục biểu diễn. Thêm nữa, bạn nên cân nhắc dự trù thêm chi phí chênh lệch giá nếu sự kiện diễn ra vào mùa cao điểm.

Việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đòi hỏi những người thực hiện có tính tỉ mỉ, cẩn thận, có kinh nghiệm dự đoán và ứng phó với rủi ro phát sinh. Trường hợp người tổ chức sự kiện không tính toán được mức chi phí này, khả năng cá nhân và công ty bạn sẽ gánh chịu mức phí phát sinh đó.

Làm thế nào để tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí? Ngoài việc lên kế hoạch dự trù kinh phí, một kinh nghiệm từ các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức sự kiện đó là chọn địa điểm tổ chức tốt. Hãy tìm đến những nơi có đa dạng các dịch vụ, nhiều công năng hiện đại, combo dịch vụ trọn gói, phong cách phục vụ chuyên nghiệp,.. Những tiêu chí kể trên liên quan đến địa điểm tổ chức sẽ góp phần làm giảm thiểu chi phí phát sinh.

Bạn có thể chọn tổ chức tại Asiana Plaza – Trung tâm Hội nghị Tiệc cưới hàng đầu tại TP.HCM với nhiều gói dịch vụ hấp dẫn, chi phí hợp lý. Asiana Plaza hoạt động với hai loại hình sự kiện chính gồm sự kiện cưới –  kỷ niệm và sự kiện doanh nghiệp. Mỗi loại hình sự kiện đều được chúng tôi:

• Tư vấn chọn sảnh tiệc có thiết kế và sức chứa phù hợp với quy mô sự kiện. Đi kèm là hệ thống âm thanh, ánh sáng và tiện ích đa năng.
• Tư vấn hoạch định và triển khai setup cho mọi loại sự kiện: Gala Dinner, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ ký kết hợp tác,…
• Trang trí bàn tiệc theo yêu cầu. Bố trí hoa tươi ở bàn tiếp tân
• Trải nghiệm ẩm thực cấp cao được bài trí với nhiều hình thức: set-menu, buffet, teabreak, cocktail, private dining, finger food.
• Cung cấp đội múa khai mạc, ban nhạc đón khách, người dẫn chương trình với mức phí hợp lý.

Nhìn chung, việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của sự kiện. Để giảm bớt gánh nặng về chi phí khi triển khai sự kiện, hãy cân nhắc tổ chức tại Asiana Plaza – nơi có nhiều tiện ích bạn có thể sử dụng; giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với thuê dịch vụ riêng lẻ bên ngoài.

Xem thêm

• Gợi ý cách viết và 5 mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện chi tiết
• Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công
• Quy trình 8 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Hiện chi phí cho một buổi sự kiện ở Asiana Plaza được đánh giá là phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng từ cá nhân đến doanh nghiệp. Liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin dưới đây để được tư vấn chi tiết: